O briefing para eventos é um documento essencial que deve fazer parte da rotina de todo e qualquer produtor. Tanto para os autônomos, quanto para os que fazem parte de uma empresa e precisam delegar tarefas em shows, congressos, conferências e por aí vai.
Afinal de contas, são as orientações definidas no briefing que irão determinar os resultados esperados de cada um dos envolvidos. No documento, devem constar as principais atividades e tarefas que serão executadas dentro de uma produção. Por isso, é necessário ter muito cuidado e atenção na hora de preenchê-lo.
O briefing de eventos guia toda a produção, então o profissional do setor precisa estar sempre preparado para elaborar e compreender esse tipo de material. Para saber mais sobre esse assunto, vem com a Evans!
O que é um briefing para eventos?
Independente do tipo de evento ou do tamanho da produção, o briefing é um documento que deve funcionar como guia para a execução do projeto. Para facilitar o entendimento, esse material deve funcionar como uma espécie de manual de instruções.
Os principais direcionamentos que devem ser seguidos por cada equipe devem estar completamente detalhados no briefing. Dessa forma, todas as informações precisam ser descritas da forma mais completa possível, sejam elas voltadas para fornecedores, parceiros ou colaboradores.
Entenda a importância do briefing para eventos
Esse tipo de documento contribui muito para melhorar a assertividade de todos os envolvidos. Isso porque ao conhecer cada detalhe do trabalho, fica mais fácil cumprir com cada objetivo corretamente.
Além disso, utilizar esse material aumenta a integração entre os fornecedores e os colaboradores do evento. Isso faz com que erros sejam reduzidos e os retrabalhos sejam diminuídos, já que todos estarão alinhados com base nas mesmas especificações.
Para completar, o briefing também contribui para o aprimoramento da organização do evento como um todo, já que reúne os dados mais relevantes em um só lugar. Essas são grandes vantagens que podem ajudar a garantir o sucesso de qualquer produção.
Como fazer o seu briefing para eventos
A função do briefing é responder todas as perguntas necessárias para garantir que os resultados estabelecidos na etapa de planejamento sejam atingidos.
Caso essas informações não sejam bem definidas pelo produtor, o trabalho das equipes tende a ficar mais complicado. A seguir você vai conhecer os principais pontos que devem fazer parte do briefing.
Acompanhe!
1. Apresentação geral do evento
Qualquer briefing deve começar por uma apresentação geral do evento. O primeiro passo é responder a algumas perguntas, como:
- Qual é o tipo do evento?
- Quem é o público-alvo?
- Como será a divulgação?
- Quais são as atrações?
- Qual o local e a data?
- Entre outras.
Você pode ainda fazer um resumo, em formato de texto corrido, apresentando brevemente todas essas respostas. Essa é uma forma simples de fazer com que todos entendam sobre o que se trata a produção em apenas alguns minutos.
2. Quais são os objetivos esperados
O segundo passo consiste em esclarecer quais são os principais objetivos e metas daquela produção. Por exemplo, em um show de música, o objetivo pode ser conquistar um valor “X” de arrecadação, ou impactar um determinado número de pessoas.
Independente do segmento, é fundamental apresentar no briefing as metas macro, como o crescimento das receitas, quanto as metas micro, como reduzir o volume de água utilizado, por exemplo.
Os principais objetivos da produção, de um modo geral, devem estar claramente expostos no briefing, de forma direta e objetiva.
3. O orçamento é fundamental
No briefing, ainda é preciso definir uma estimativa da verba disponível para a realização de cada uma das atividades do evento. Essa organização financeira deve ser dividida por setor, como “comunicação” ou “logística”, por exemplo. Desse modo, busque definir valores específicos para cada categoria de investimento.
Os valores contidos no briefing não precisam estar 100% corretos, mas servem para fornecer uma visão geral dos custos. Ao longo da produção, claro que isso será ajustado aos poucos, mas não deixe de fora nenhum custo importante.
4. Cronograma e prazos
O briefing para eventos também precisa apresentar informações sobre prazos e um cronograma resumido das ações. Fazer esse levantamento de forma assertiva é crucial, já que irá fornecer aos envolvidos uma noção do tempo disponível para cada tarefa.
Lembre-se que cumprir com as datas e prazos é extremamente importante para garantir o sucesso do seu evento e uma experiência marcante para o público. Errar na hora de definir essas demandas pode causar inúmeros problemas e levar todo o trabalho da produção por água abaixo.
Portanto, desde a etapa de briefing, o produtor precisa ser consciente e encarar o briefing com o máximo de seriedade possível no que diz respeito aos prazos.
Os impactos de um briefing bem feito
Agora que você já entendeu o que é, qual a importância e como fazer um briefing para eventos, chegou a hora de analisar os seus impactos em uma produção. Um briefing bem feito deve:
- Ser claro e objetivo
- Responder às principais dúvidas da produção
- Conter informações detalhadas e precisas
- Não deixar pontas soltas
Dessa forma, todas as atividades e tarefas necessárias dentro do evento poderão ser realizadas mais tranquilamente e de forma próxima ao que foi pré-determinado. Além disso, uma produção bem organizada consegue antecipar imprevistos e oferecer uma experiência de excelente qualidade para o público.
Só assim é possível se destacar no mercado, atrair novos públicos e fidelizar quem já é cliente. Tenha sempre em mente que, às vezes, é preciso perder um pouco de tempo no presente para ganhar muitas vantagens no futuro. E isso resume bem a função de um briefing de eventos.
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