Como encontrar bons fornecedores para seus eventos

equipe de fornecedores para eventos

Tudo o que você precisa saber para encontrar bons forncedores para os seus eventos

Para conseguir realizar um evento de sucesso, é fundamental contar com o apoio de equipes especializadas e com os melhores profissionais do mercado. Assim, encontrar bons fornecedores para seus eventos significa um grande desafio para muitos produtores.

Bom, ainda não precisa entrar em desespero. Acertar na contratação dos fornecedores pode ser uma tarefa mais simples do que parece, sem depender diretamente de grandes orçamentos. Basta seguir algumas dicas e você com certeza vai fazer a escolha certa.

Por isso, neste artigo você vai conferir algumas dicas essenciais que vão ajudar você nessa etapa da organização. Lembre-se que o número e o tipo dos fornecedores irão depender do porte do evento, do seu cronograma, dos objetivos e metas, e de diversos outros fatores.

Aqui, nós vamos destacar, de forma geral, os principais pontos de atenção que irão contribuir para o processo de seleção dos fornecedores dos seus eventos.

Vem com a Evans!

Qual é o tipo do evento?

evento-congresso-conferencia

Imagem: Product School on Unsplash

O primeiro passo antes de sair buscando fornecedores aleatoriamente é justamente definir com precisão qual é o tipo do evento em questão.

É um show de música? Então você vai precisar obrigatoriamente de fornecedores de áudio e vídeo. Está organizando um congresso? É provável que você precise de projetores e um buffet de recepção, por exemplo.

Se for uma peça de teatro, a iluminação e a cenografia são indispensáveis. No caso de um festival gastronômico, você terá que se preocupar com pratos, talheres e estruturas de cozinha.

Enfim, aqui utilizamos exemplos muito simples apenas para ilustrar que: cada tipo de evento irá exigir demandas diferentes em relação à quantidade, tipo e nível de experiência de cada fornecedor. O produtor de eventos precisa definir tudo isso antes de começar a solicitar orçamentos.

Uma dica chave é, após definir suas metas e objetivos, realize uma checklist completa determinando todas as atividades que irão acontecer no evento e relacione um fornecedor a cada uma delas.

Nesse processo, você precisa pensar em absolutamente todas as demandas da sua produção, e tentar definir pelo menos um responsável por cada uma delas.

Planeje com bastante antecedência

relogio e planner para planejamento de eventos

Imagem: Towfiqu barbhuiya via Unsplash

Quando o assunto é encontrar bons fornecedores, é crucial trabalhar com o máximo de antecedência possível. Dessa forma, você consegue ter mais liberdade e flexibilidade para conseguir que os melhores fornecedores estejam disponíveis na data desejada.

A lógica é simples. Quanto melhor o custo-benefício de um fornecedor (pensando em qualidade da entrega e custo), mais requisitado ele será nesse mercado. Assim, mais difícil será conseguir reservar uma agenda com essa pessoa ou empresa.

Além disso, quando você tem mais tempo para se programar, é possível pesquisar mais e com mais calma. Isso possibilita uma melhor análise de cada fornecedor, contribuindo para uma escolha mais certeira e segura.

Pesquise o máximo possível

Imagem: Nathana Rebouças via Unsplash

Nesse contexto, a internet deve ser a sua melhor ferramenta. Mas não estamos falando para apenas pesquisar no Google e entrar em contato com os primeiros resultados exibidos. Você deve ter em mente que seu evento depende da qualidade dos fornecedores.

Portanto, é fundamental selecionar as equipes com muito cuidado, atenção e cautela, levando em consideração cada detalhe. No mundo dos eventos é bastante comum que muitos fornecedores realmente bons não consigam divulgar suas empresas do jeito certo.

Isso faz com que muitas dessas empresas não cheguem aos primeiros resultados das ferramentas de pesquisa. Sem esse destaque, fica mais difícil encontrar os seus serviços a não ser por indicação direta de algum conhecido.

Sendo assim, para encontrar bons fornecedores é importante pesquisar muito, de forma aprofundada. Você inclusive pode tirar alguns minutos da sua semana, como um hobby, para levantar fornecedores que possam ser úteis no futuro.

Quando encontrar um fornecedor, pesquise ainda mais sobre ele. Busque por histórico, reputação, opiniões de outros clientes e entre em contato. Procure levantar informações gerais como entrega, prazo, capacidade produtiva e tudo que possa ser do seu interesse.

Ainda vale destacar que uma pesquisa bem feita também contribui para evitar golpes e outras dores de cabeça.

Experiência e tempo no mercado de eventos

A primeira pergunta que você deve se fazer sempre a respeito de um fornecedor é: há quanto tempo essa empresa está no mercado?

Essa resposta certamente irá ajudar você a compreender se está diante de uma empresa capaz de atender a todas as suas necessidades, se vale o teste ou se é melhor não arriscar. Empresas sólidas e com bastante estrada geralmente indicam credibilidade e confiança.

Uma das piores experiências em eventos é contratar um fornecedor e,  na hora da entrega, descobrir que essa empresa quebrou ou não existe mais. Tente conhecer mais sobre a saúde financeira da empresa e busque garantias antes de pagar pelo serviço.

Você deve ainda perguntar sobre quais projetos e trabalhos já foram realizados por esse fornecedor. Assim, você consegue ter uma melhor noção sobre a capacidade dessa equipe e analisar se ela de fato se encaixa com as necessidades do seu evento.

Escolher parceiros que já executaram projetos similares ao que você pretende fazer é muito mais seguro e pode trazer inúmeras vantagens durante a realização.

Frequente feiras e eventos para fazer networking

pessoas em um evento

Imagem: Product School via Unplash

Para contar sempre com bons fornecedores é indispensável construir uma boa rede de contatos. Por isso, feiras e eventos do setor oferecem excelentes oportunidades para os produtores.

Nesses ambientes você pode cultivar relações profissionais, fortalecer amizades, estreitar negociações e ainda aproveitar novas oportunidades do mercado de trabalho. Encontros presenciais criam laços muito mais fortes e duradouros, e você deve usar isso ao seu favor.

Portanto, não deixe de frequentar esse tipo de evento se quiser montar uma lista com os melhores profissionais do mercado.

E aí, gostou dessas dicas? Agora você já está pronto para colocar cada uma delas em prática e conseguir bons fornecedores para seus eventos!

Para mais conteúdos exclusivos sobre o mundo dos eventos acompanhe o Blog da Evans.

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