Muitos produtores não sabem como escolher o melhor local para eventos durante suas produções. Confira algumas dicas para aprender a fazer isso.
Durante a produção de um evento, é necessário estar atento a inúmeros detalhes que são essenciais para garantir o sucesso. Além da escolha da data, uma dúvida muito comum a muitos produtores é justamente sobre como escolher o melhor local para o evento. Essas são duas das decisões mais importantes que você terá que tomar.
É preciso ter em mente que encontrar o lugar ideal nem sempre é uma tarefa fácil. Isso porque o espaço deve ser capaz de comportar toda a infraestrutura desejada. Além disso, ainda existem vários outros fatores que precisam ser analisados como: localização, capacidade de organização logística, acesso via transporte públicos, entre outros.
Então, para não errar na escolha do local do seu evento, leia o artigo até o final. Vem com a Evans!
Comece pelo planejamento
O primeiro passo é começar pelo planejamento, levantando todos os itens essenciais para a realização do evento em si. Você pode começar com uma checklist completa, listando informações como público estimado, demanda de energia elétrica, equipes, atrações, equipamentos, necessidade de tendas ou áreas abertas, e assim por diante.
Além disso, é fundamental pesquisar sobre quais são os melhores tipos de espaço para cada tipo de produção. Outro fator que precisa ser considerado é a época do ano, que ajuda a ter uma noção a respeito do clima durante a data que você escolheu.
Cada tipo de evento precisa de um tipo de local
Vale destacar que cada categoria de evento exige diferentes demandas em relação ao local. Produzir uma peça de teatro é muito diferente de organizar um congresso corporativo, por exemplo. Então, na hora de escolher o local, é preciso adequar os seus requisitos de acordo com essa mentalidade.
Eventos como palestras, conferências, congressos e outros encontros corporativos possuem determinadas demandas específicas que devem ser consideradas. Esse local deve, preferencialmente, ter formato de auditório, com boa acústica, cadeiras confortáveis, boa iluminação e ainda contar com estrutura para o uso de projetor, caixa de som, microfone, etc.
Já no caso de shows de música e outras apresentações culturais, o ideal é escolher locais que já contem com uma estrutura básica para montagem do palco e instalação dos equipamentos de luz e som. Não se esqueça da área exclusiva para artistas e suas equipes, com camarim e banheiros exclusivos.
Ou seja, antes de sair procurando por um lugar para fazer o seu evento, defina exatamente quais são as principais necessidades do seu público naquele contexto.
Imagem: Ricardo Mendonca via Unsplash
Avalie a capacidade
Depois de definir o tipo de local que poderá servir, é hora de começar a analisar a capacidade do espaço. Como você sabe, eventos lotados tendem a ser estressantes e desorganizados. Por outro lado, os muito vazios geralmente são entediantes e desanimadores.
É bastante comum que a organização alcance a quantidade de público ideal, mas erre na escolha do local. Para que isso não aconteça, é crucial dimensionar com precisão o número de participantes que você irá atrair para o seu evento. Então, o local escolhido deve ser capaz de comportar esse número de pessoas, e ainda contar com uma folga, sem exagerar.
Verifique os documentos, certificados e autorizações
Antes de fechar qualquer contrato, tenha a certeza que aquele local opera em conformidade com a lei, certificando-se que todos os documentos e alvarás necessários estão em dia. Alvará dos bombeiros, alvará de funcionamento, autorizações da prefeitura, entre outros.
Além desse tipo de documento, o espaço precisa estar de acordo com as normas de segurança, possuir sinalização das saídas de emergência e extintores de incêndio. Fique atento também para a questão da vigilância sanitária para não ter nenhum tipo de problema.
Seu evento precisa de uma localização privilegiada
Nunca se esqueça de avaliar os fatores externos ao local que irá sediar o seu evento e prefira espaços com uma localização privilegiada. Você precisa analisar, principalmente, a forma como seu público será capaz de chegar e sair do evento sem muitas complicações.
O lugar é atendido adequadamente pelo transporte público? Existe mais de uma rota possível para chegar e sair? Como é o trânsito da região? Essas são apenas algumas das perguntas que você pode fazer para compreender se a localização é ideal ou não.
Atenção aos equipamentos e acústica
Imagem: Michael Maasen via Unsplash
É essencial verificar a acústica do local testando na prática com equipamentos semelhantes aos que você pretende utilizar. Para realizar um evento de sucesso a ambientação musical no volume correto é mais do que essencial.
Aproveite para conversar com os proprietários ou equipes do local para entender se existe uma localização adequada aos equipamentos de som. Nesse momento, você ainda pode colher informações importantes sobre o tipo e a quantidade de equipamentos necessários.
Analise a infraestrutura
Para não errar nesse quesito, confira se há rampas de acesso, estacionamento, banheiros de qualidade e com cabines adaptadas para pessoas com deficiência. Um local com acessibilidade é fundamental para garantir o sucesso do seu evento, nunca se esqueça disso.
Um evento de qualidade deve oferecer fácil acesso a cadeirantes, idosos e pessoas com restrições de mobilidade. Portanto, a organização deve verificar e atender todos os fatores que compõem a acessibilidade.
A segurança como prioridade
Em qualquer tipo de evento a segurança dos participantes deve ser uma prioridade. Portanto, é imprescindível investir em ferramentas de controle de acesso eficientes. Seja utilizando sistemas automatizados ou com equipes de segurança.
O local escolhido deve ser capaz de oferecer as condições ideais para que entradas, saídas e o controle dos participantes seja ágil e assertivo, dando especial destaque para a segurança de todos os participantes do seu evento.
Valorize sempre os feedbacks
Todo organizador de eventos deve levar em consideração o feedback do público para tomar decisões mais assertivas. Além de realizar entrevistas com os convidados para identificar pontos negativos e positivos de cada local, é possível também contar com a opinião de outros produtores.
É bastante comum que, com o passar do tempo, você adquira mais experiência e estabeleça uma rede de relacionamento com outros produtores e produtoras de eventos. Busque sempre por esse tipo de referência com pessoas da área antes de selecionar um local.
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