Confira 3 dicas essenciais para quem deseja montar uma equipe de eventos de sucesso.
Para conseguir realizar um evento de sucesso, é preciso levar em conta muitos fatores externos. Porém, com uma equipe de eventos bem capacitada você certamente irá conseguir entregar uma experiência sensacional para o público.
Além disso, você tem que ter em mente que acertar na escolha dos profissionais que fazem parte das suas equipes também contribui para a resolução de diversos problemas e imprevistos que podem aparecer.
Com um time bem treinado e preparado, desenvolver shows, conferências, exposições, festas, eventos corporativos ou qualquer outro tipo de produção ficará muito mais fácil.
Sendo assim, o produtor de eventos deve ser capaz de monitorar e acompanhar o trabalho dos diferentes profissionais que irão integrar esse time para que tudo saia conforme o planejado.
O que faz uma equipe de eventos
Desde as etapas de pré-produção, passando pelo dia do evento e incluindo o pós-evento, ninguém consegue fazer nada sozinho. Por isso, uma equipe de eventos (ou equipes, dependendo do evento) é essencial para cumprir com todas as etapas.
Esses profissionais são responsáveis por entrar em contato com fornecedores, alinhar contratos, definir o cronograma, as atrações, a cenografia, montagem e dezenas de outras tarefas típicas do mundo dos eventos.
Por isso, qualquer produção é constituída por diferentes profissionais, especializados em áreas distintas. Por exemplo, essa equipe pode incluir:
- Um responsável pelo controle financeiro e contábil
- Diferentes profissionais da comunicação como publicitários, jornalistas e designers
- Especialistas em cenografia, figurino e decoração
- Vendedores e representantes comerciais
- Representantes pelo setor jurídico para garantir a documentação necessária
- Produtores, profissionais de áudio e vídeo
- Fotógrafos e videomakers
- Entre muitos outros.
Vale reforçar que cada uma dessas equipes pode ser formada por vários profissionais, de diferentes áreas do conhecimento. Em um evento corporativo, por exemplo, pode ser que você precise de especialistas nessa área para facilitar a sua gestão.
Ou então, em um evento esportivo, talvez seja inteligente contratar pessoas que trabalham nesse nicho para auxiliar na sua produção. Essa lógica pode e deve ser utilizada todas as vezes que você precisar montar uma equipe.
Independente disso, o principal ponto de atenção aqui é justamente a importância de ter um planejamento para encontrar as pessoas mais preparadas. O sucesso do seu evento depende diretamente da qualidade dos times que irão trabalhar nele.
Como montar uma equipe de eventos
Aqui, o primeiro passo para montar a equipe dos sonhos é começar recrutando profissionais experientes, bem treinados e preparados para cada função. Contar com o apoio de empresas especializadas em Recursos Humanos também pode ser uma boa escolha para ajudar você nessa tarefa.
Confira a seguir 3 dicas infalíveis para montar uma equipe de eventos.
1. Contrate profissionais bem capacitados
Essa é uma dica valiosa para qualquer setor ou empresa. Mas quando falamos de eventos, planejar a contração das equipes vai depender muito do porte de cada produção. Cada produtora tem uma realidade diferente.
Enquanto algumas empresas podem contar com equipes compostas por dezenas de pessoas, outras acabam trabalhando com grupos muito mais reduzidos. Existe também a possibilidade de trabalhar com equipes terceirizadas ou internas.
Em nosso nicho de atuação, existem muitas funções que geralmente acabam sendo terceirizadas por ser mais vantajoso, por exemplo:
- Responsáveis pela área de som
- Videomakers e fotógrafos
- Iluminação
- Recepção e atendimento
- Cozinha
Quando o produtor conta com equipes internas, geralmente é possível garantir um maior controle do evento. Isso porque é mais fácil fazer a capacitação e treinamento desses profissionais, ao mesmo tempo em que se cria um entrosamento muito maior.
Entretanto, através da terceirização, é possível conquistar uma certa economia de tempo e recursos, abrindo espaço para outras demandas importantes do evento. Muitas vezes, o investimento financeiro nessa modalidade de contratação também acaba sendo mais acessível.
O fator-chave aqui é conseguir formar uma rede de colaboradores com bastante experiência no ramo de eventos e em cada um dos segmentos que você pretende atuar. Por isso, ser bastante criterioso nas contratações é essencial.
Analise cada currículo com atenção, solicite indicações, busque por profissionais em sites especializados e corra atrás. O networking pode contribuir muito nessa etapa do processo.
2. Invista em treinamento e capacitação
Dentro de uma produção, cada equipe precisa ser treinada e capacidade de acordo com a sua especialidade para ser capaz de cumprir com as suas funções. Além de estarem prontos para resolver qualquer demanda, é preciso que exista um alinhamento entre todos os profissionais do evento.
Por exemplo, não adianta apenas montar uma equipe de segurança. É preciso fornecer o treinamento adequado para que esses profissionais estejam prontos para lidar com qualquer situação adversa que possa surgir.
A mesma lógica se aplica para outras funções como recepção, atendimento, cozinha, bar e por aí vai. Investir em treinamento e capacitação tem um impacto direto na qualidade do seu evento.
3. Acerte no propósito do evento
Todo tipo de produção deve ter um foco e um propósito claros. Então, as equipes devem ter esse entendimento desde a etapa de planejamento.
Cada evento tem um intuito diferente, e suas equipes precisam saber qual é. Um show de música é muito diferente de uma feira de profissões, por exemplo. Já uma exposição artística, ou um evento esportivo, terão diferentes demandas que devem necessariamente ser supridas.
Dependendo do objetivo final, as decisões para alcançar esse resultado serão diferentes. Por isso, a produção toda deve estar bem alinhada, e cada equipe deve ter funções claras definidas com base nisso.
Gostou do conteúdo? Continue acompanhando o Blog da Evans para aprender cada vez mais sobre o setor de eventos e suas demandas específicas!
Leia também:
Comments