No mundo da produção é possível trabalhar com diferentes tipos de eventos: shows de música, atrações teatrais, conferências e congressos, e por aí vai. Nesse contexto, os eventos corporativos representam um excelente nicho de atuação para muitos produtores.
Independente do setor de atividade ou do tamanho da empresa, produzir eventos corporativos é uma estratégia que rende muitos benefícios, e portanto, você pode enxergar esse nicho como uma área repleta de oportunidades de negócio.
Empresas possuem diferentes motivos para realizar eventos, como uma convenção de treinamento, lançamento de um novo produto, comemorações de aniversário, alcance das metas e muitos outros. É aí que entram os produtores especializados nesse tipo de serviço.
Então, se você quiser saber mais sobre como produzir eventos corporativos de sucesso, vem com a Evans!
Antes de começar a pensar na produção propriamente dita, é preciso saber com exatidão quanto de verba estará disponível para o projeto. O orçamento estipulado irá interferir na escolha do espaço, montagem da decoração, na seleção das atrações, no buffet e em todos os outros aspectos do evento.
Por isso, você precisa sempre contar com uma planilha para organizar todos os gatos necessários. Se você estiver prestando o serviço de produção, lembre-se de alinhar com o cliente tudo o que deve ter no evento corporativo e qual é o real orçamento disponível.
Quando há pouca verba, você precisa fazer cortes e enxugar ao máximo as despesas. Agora, quando o orçamento estipulado é um valor bastante alto, você pode aproveitar isso para sugerir ações e atividades mais interessantes, que agregam valor à sua produção.
Agora que você já sabe qual será o valor investido, chegou a hora de escolher as melhores datas e o local para realizar o seu evento. Quando consideramos um contexto corporativo na hora de escolher a data, é preciso levar em consideração algumas variáveis, como:
Para o local, além da qualidade e infraestrutura do espaço, a localização deve ser um fator-chave. A melhor escolha é sempre por lugares próximos à empresa. Isso porque os convidados já estarão familiarizados com a região e provavelmente não terão problemas em comparecer.
Então, antes de qualquer coisa você precisa entender se existe um local disponível sem custo dentro da empresa, ou se precisará encontrar e pagar por uma locação.
Ainda neste tópico, precisamos destacar que um planejamento bem feito é fundamental. Se você deixar para resolver essas questões de última hora, pode acabar contando com poucas opções disponíveis, o que implica em um custo mais alto ou até a impossibilidade de realizar o evento numa data ideal.
Imagem: Foto de Vidal Balielo Jr. via Pexels
Para poupar tempo e recursos, é importante definir as quantidades de comida e bebida que serão necessárias. Você deve traçar essa estratégia de acordo com o número de convidados. Trouxemos alguns cálculos médios para fornecer a você um ponto de partida.
Para divulgar seu evento corporativo, você pode considerar algumas peças de comunicação alternativas aos banners, cartazes, flyers e folders, por exemplo. Materiais afixados em murais de aviso ou nos corredores da empresa podem ser excelentes formas para fazer essa divulgação sem precisar investir muito dinheiro.
Além disso, é possível contar também com os meios de contato internos para compartilhar o convite, como o sistema de e-mail, grupos de WhatsApp, softwares de gestão de RH ou qualquer outro meio que a empresa utilize para comunicar os colaboradores.
Adotando a Evans para fazer a gestão dos seus eventos você conta com uma poderosa ferramenta que entrega o convite diretamente a todo o mailing que você determinar.
Imagem: Foto de Ann H via Pexels
Depois da realização do evento é fundamental você captar as impressões do público participante, das pessoas que contrataram seus serviços e dos demais colaboradores que trabalham junto com você.
Lembre-se de entrar em contato com os participantes para agradecer a presença e convidar a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas.
Em qualquer produção, os convidados devem ser o bem mais importante. Portanto, analisar os feedbacks é essencial para manter a qualidade dos seus eventos.
Agora que você já conhece as 5 principais dicas para produzir eventos corporativos, vamos apresentar um passo a passo com 17 pontos que você pode seguir durante as suas produções de eventos empresariais para não faltar nada:
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