Como produzir eventos corporativos: 5 dicas fundamentais

plateia em um auditório de evento corporativo

Conheça 5 dicas infalíveis para você organizar eventos corporativos com sucesso

No mundo da produção é possível trabalhar com diferentes tipos de eventos: shows de música, atrações teatrais, conferências e congressos, e por aí vai. Nesse contexto, os eventos corporativos representam um excelente nicho de atuação para muitos produtores. 

Independente do setor de atividade ou do tamanho da empresa, produzir eventos corporativos é uma estratégia que rende muitos benefícios, e portanto, você pode enxergar esse nicho como uma área repleta de oportunidades de negócio

Empresas possuem diferentes motivos para realizar eventos, como uma convenção de treinamento, lançamento de um novo produto, comemorações de aniversário, alcance das metas e muitos outros. É aí que entram os produtores especializados nesse tipo de serviço. 

Então, se você quiser saber mais sobre como produzir eventos corporativos de sucesso, vem com a Evans!

Como organizar eventos corporativos

  1. Qual é o orçamento

Antes de começar a pensar na produção propriamente dita, é preciso saber com exatidão quanto de verba estará disponível para o projeto. O orçamento estipulado irá interferir na escolha do espaço, montagem da decoração, na seleção das atrações, no buffet e em todos os outros aspectos do evento.

Por isso, você precisa sempre contar com uma planilha para organizar todos os gatos necessários. Se você estiver prestando o serviço de produção, lembre-se de alinhar com o cliente tudo o que deve ter no evento corporativo e qual é o real orçamento disponível. 

Quando há pouca verba, você precisa fazer cortes e enxugar ao máximo as despesas. Agora, quando o orçamento estipulado é um valor bastante alto, você pode aproveitar isso para sugerir ações e atividades mais interessantes, que agregam valor à sua produção. 

  1. Escolha a data e o local

Agora que você já sabe qual será o valor investido, chegou a hora de escolher as melhores datas e o local para realizar o seu evento. Quando consideramos um contexto corporativo na hora de escolher a data, é preciso levar em consideração algumas variáveis, como:

  • Evitar épocas de muito estresse para os colaboradores (como fechamento de metas, por exemplo); 
  • Buscar alternativas para dias próximos a datas comemorativas e feriados; 
  • Entender qual a realidade da empresa e quando faz mais sentido a realização do evento; 
  • Eventos em dias úteis podem comprometer a jornada daquele ou do dia seguinte;
  • É possível conseguir um dia de folga para o dia do evento ou depois?

Para o local, além da qualidade e infraestrutura do espaço, a localização deve ser um fator-chave. A melhor escolha é sempre por lugares próximos à empresa. Isso porque os convidados já estarão familiarizados com a região e provavelmente não terão problemas em comparecer. 

Então, antes de qualquer coisa você precisa entender se existe um local disponível sem custo dentro da empresa, ou se precisará encontrar e pagar por uma locação. 

Ainda neste tópico, precisamos destacar que um planejamento bem feito é fundamental. Se você deixar para resolver essas questões de última hora, pode acabar contando com poucas opções disponíveis, o que implica em um custo mais alto ou até a impossibilidade de realizar o evento numa data ideal. 

  1. Acerte nas contas

buffet de alimentacao em um evento corporativo

Imagem: Foto de Vidal Balielo Jr. via Pexels

Para poupar tempo e recursos, é importante definir as quantidades de comida e bebida que serão necessárias. Você deve traçar essa estratégia de acordo com o número de convidados. Trouxemos alguns cálculos médios para fornecer a você um ponto de partida.

Quantidade de comida em eventos corporativos

  • Salgados: 12 a 15 por pessoa se houver apenas coquetel. De 05 a 08 salgados por pessoa se houver almoço ou jantar. 
  • Carne: 200 gramas por pessoa se servida com acompanhamento. Para churrasco, considerar 400g por pessoa. 
  • Arroz: 150g por pessoa (cozido). 
  • Massa: 200 gramas por pessoa se servida como prato principal ou 150g se servida com acompanhamento.
  • Docinhos: De 05 a 08 unidades por pessoa.
  • Bolo: 60g por pessoa se houver docinhos e 100g por pessoa se o bolo for a única sobremesa.
  • Frutas: 120g por pessoa. 

Quantidade de bebida em eventos corporativos

  • Água mineral: 300 ml por pessoa.
  • Cerveja: 1 litro por pessoa.
  • Refrigerante: 400 ml por pessoa.
  • Vinho: 300 ml por pessoa.

    É bem importante você pesquisar muito sobre as quantidades, já que existem muitas fontes de informação com diferentes valores considerados. Procure na internet o máximo de informações que conseguir reunir para chegar a um número aproximado mais preciso. 
  1. Comunique os convidados

Para divulgar seu evento corporativo, você pode considerar algumas peças de comunicação alternativas aos banners, cartazes, flyers e folders, por exemplo. Materiais afixados em murais de aviso ou nos corredores da empresa podem ser excelentes formas para fazer essa divulgação sem precisar investir muito dinheiro. 

Além disso, é possível contar também com os meios de contato internos para compartilhar o convite, como o sistema de e-mail, grupos de WhatsApp, softwares de gestão de RH ou qualquer outro meio que a empresa utilize para comunicar os colaboradores.

Adotando a Evans para fazer a gestão dos seus eventos você conta com uma poderosa ferramenta que entrega o convite diretamente a todo o mailing que você determinar. 

  1. Saiba analisar os feedbacks

letreiro com a palavra feedback

Imagem: Foto de Ann H via Pexels

Depois da realização do evento é fundamental você captar as impressões do público participante, das pessoas que contrataram seus serviços e dos demais colaboradores que trabalham junto com você. 

Lembre-se de entrar em contato com os participantes para agradecer a presença e convidar a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo espaço para sugestões e críticas.

Em qualquer produção, os convidados devem ser o bem mais importante. Portanto, analisar os feedbacks é essencial para manter a qualidade dos seus eventos

Passo a passo para produzir eventos corporativos

Agora que você já conhece as 5 principais dicas para produzir eventos corporativos, vamos apresentar um passo a passo com 17 pontos que você pode seguir durante as suas produções de eventos empresariais para não faltar nada:

  1. Defina o tema do evento (qual o motivo do encontro e seus objetivos)
  2. Determine a quantidade de convidados
  3. Escolha o local de acordo com a conveniência para o público
  4. Data e horário
  5. Delimite o orçamento disponível 
  6. Pense na programação (atividades e atrações)
  7. Convide os palestrantes
  8. Contrate um cerimonial
  9. Escolha o Buffet (pense no cardápio adequado para o formato do evento)
  10. Audiovisual, palco, iluminação e sonorização
  11. Fotografia 
  12. Ambientação de acordo com a disponibilidade de recursos
  13. Pessoal equipes de limpeza, segurança e recepção
  14. Credenciamento dos participantes
  15. É necessário ambulância, seguro e alvará?
  16. Planeje a divulgação do evento
  17. Pós-evento para recolher feedbacks

Acompanhe o Blog da Evans para mais conteúdos exclusivos sobre o mundo da produção!

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