Problemas mais comuns na produção de eventos e como resolver

Conheça os principais problemas que podem surgir na produção de um evento e saiba como resolver

A organização de um evento envolve diversos fatores e inúmeras variáveis. Por isso, quem trabalha no setor já está cansado de saber: durante a produção de um evento sempre irão surgir problemas que precisam ser resolvidos com eficiência e criatividade.

Embora não seja fácil, realizar eventos pode ser bem atrativo financeiramente. Conforme uma projeção do presidente da Abrape (Associação Brasileira dos Promotores de Eventos), o ano de 2022 será marcado por cerca de 440 mil eventos.

Por isso, quem sabe como contornar esses obstáculos pode conquistar excelentes resultados. Para ajudar você, produzimos esse artigo completo abordando os principais problemas na produção do evento e apresentando algumas ideias de como resolvê-los. Confira a seguir!

7 problemas na produção de eventos e suas soluções

1. Espaço inadequado

Nesse nicho, é muito comum realizar um evento em um espaço que foi obtido depois de muita negociação e barateado, ou em locais cedidos. Isso significa que nem sempre é possível contar com o espaço dos sonhos, com toda a capacidade e estrutura necessárias.

Portanto, é fundamental que os produtores e organizadores saibam se adaptar ao espaço. Na prática, todo o planejamento de um evento só deve ser desenvolvido depois da definição do local.

Porém, sabemos que essa “adaptação” muitas vezes pode ser mais complexa do que parece. Para evitar incômodos e desafios impossíveis, é imprescindível visitar o local várias vezes antes de começar a produção.

Conhecer o local como a palma da mão ajuda a prever diversos imprevistos que poderiam ocorrer no dia do evento. Ou seja, realize quantas visitas técnicas forem necessárias e preveja os problemas que podem ser causados pela configuração do local que você tem.

2. Defeitos nos equipamentos de áudio e vídeo

Imagem: Unsplash

Quando falamos de produção de eventos, é impossível não destacar a importância das equipes e equipamentos de áudio e vídeo. Para que um evento tenha o sucesso esperado é essencial garantir que nenhum problema irá acontecer com esses sistemas.

Por isso, os equipamentos audiovisuais devem ser testados à exaustão, e você deve sempre ter algumas opções de reserva. Esse tipo de dispositivo pode apresentar defeitos mesmo que estivesse funcionando normalmente poucas horas antes.

Lembre-se que a experiência do público depende diretamente dessas questões. Então, faça simulações e esteja prevenido para solucionar a questão prontamente caso haja algum imprevisto.

3 - Equipe despreparada

Para produzir um evento de qualidade todo produtor precisa contar com um time bem treinado e experiente, mas a realidade não é bem assim. O mais comum é encontrar com auxiliares despreparados e equipes sem o conhecimento necessário para realizar o trabalho da melhor forma.

Para resolver esse problema você precisa buscar bons fornecedores e alinhar com antecedência o que se espera de cada equipe. Seja direto, objetivo e abra espaço para ouvir sugestões das pessoas que irão trabalhar no seu evento.

4 - Alterações climáticas

Imagem: James X via Unsplash

Infelizmente ninguém pode lutar contra o clima. Quando o evento acontece em espaços abertos, a organização corre o risco de deixar o público abaixo de chuva, ou queimando sob um sol escaldante.

Por isso, é essencial ter sempre um “plano B”. Você pode pensar em coberturas para os espaços abertos, melhorando a experiência do público e subindo muito a qualidade do seu evento.

Além disso, vale muito a pena acompanhar a previsão do tempo bem de perto, inclusive levando em consideração um histórico climático daquela região. Busque na internet o máximo de informação possível para prever como estará o clima durante a realização do evento.

Dessa forma, você consegue preparar a estrutura e as equipes para que o público seja atendido da melhor forma, inclusive antecipando informações na sua comunicação pré-evento.

5 - Ingressos não vendidos

Esse problema é um dos que mais preocupa os produtores. A dificuldade para vender todos os lotes, além de causar prejuízos, ainda contribui para o fracasso completo do evento.

Portanto, lembre-se de utilizar uma plataforma online (como a Evans) para chamar a atenção do público, facilitar as vendas e aumentar o número de pessoas presentes.

Para evitar essa experiência negativa é fundamental investir em um bom planejamento de vendas e na divulgação. Procure equipes de vendas e comunicação bem especializadas e capazes de impulsionar a venda de ingressos.

6 - Problemas com fornecedores

O sucesso de um evento está diretamente ligado à qualidade das equipes contratadas e dos produtos adquiridos para a produção. Sendo assim, os fornecedores devem ser verdadeiros parceiros do produtor.

Todos os fornecedores precisam estar comprometidos com o evento e não podem pecar com a organização. Aqui, vão duas dicas importantes que você pode seguir:

1. Procure trabalhar sempre com as mesmas empresas e dê preferência para as que você já conhece e confia. Se não tiver essa opção, busque o máximo de informações possíveis com os seus colegas de profissão.
2. Tenha certeza de que seu fornecedor realmente irá entregar o que foi contratado (e dentro do prazo).

Para manter uma boa lista de fornecedores é preciso ter tolerância zero. Se uma empresa deixar você na mão alguma vez, risque ela da sua lista.

7 - Uma atração não pode comparecer

Imagem: Alexandre Pellaes via Unsplash

Todo e qualquer evento depende, principalmente, das atrações que irá oferecer ao público. Por isso, um problema comum que pode acontecer é a falta de uma das atrações por motivos de saúde, logística ou causas pessoais.

Antes de cancelar tudo e deixar o público em desespero, acabando com o seu evento, procure por algum outro profissional que esteja disponível e que possa substituir essa atração.

Na pior das hipóteses, você pode tentar remarcar o evento para outra data e deve fazer a comunicação adequada para os seus clientes. Lembre-se que sempre existe essa possibilidade, portanto é importante ter sempre uma outra carta na manga.

Gostou das dicas? Agora você já sabe quais são os problemas mais comuns na produção de eventos. Lembre-se dela para resolver tudo da melhor forma possível, garantindo o sucesso do seu evento!

Acompanhe o Blog da Evans para mais conteúdos exclusivos sobre o mercado de eventos.