Conheça os principais pontos de atenção para conseguir encantar o público
O mundo da produção de eventos é extremamente complexo porque envolve diferentes variáveis no processo. É preciso gerir várias equipes, coordenar fornecedores, pensar na experiência do público e claro, no sucesso do evento como um todo.
Por isso, a etapa de planejamento é essencial para qualquer organizador. Ela garante a minimização de problemas e riscos, otimiza os processos e lucros e é o melhor caminho para obter resultados satisfatórios.
Para oferecer ao público uma experiência incrível, evitar contratempos e garantir o retorno esperado pelos patrocinadores e contratantes é preciso conhecimento técnico e muita dedicação de todos os envolvidos.
Se você tem interesse na área de produção de eventos, veio ao lugar certo! Confira algumas dicas fundamentais para conseguir fazer um evento inesquecível.
- Conheça bem o seu público
- Qual é a verba disponível?
- Cuidado com a escolha dos fornecedores
- A logística deve ser eficiente
- Datas e locais estratégicos
- Um evento de sucesso depende da divulgação
Conheça bem o seu público
Imagem: Nqobile Vundla via Unsplash
Motivar um grande volume de pessoas a comparecerem em um evento não é uma tarefa para qualquer um. Além da ampla concorrência com outras opções de entretenimento, você ainda precisa conquistar uma data na agenda do seu cliente.
Portanto, antes de produzir um evento é preciso descobrir quem é o seu público de verdade. Você pode investir em entrevistas, pesquisas online e no levantamento de tendências em sites e nas redes sociais, por exemplo.
Procure definir sua persona e direcionar todos os seus esforços para ela, assim você estará atingindo seu público-alvo com muito mais assertividade. Para fazer isso procure responder a algumas perguntas, como:
- Quem é o seu potencial cliente? (características físicas e psicológicas do responsável pela compra)
- Que tipo de assuntos ele tem interesse?
- Quais são as atividades que ele realiza?
- Que tipo de conteúdo ele consome?
Conhecer dados reais sobre o comportamento e as características dos seus clientes fornece um arsenal de informações úteis para que você possa pensar em vários aspectos do seu evento: desde a decoração até os serviços, produtos e atividades que serão oferecidos.
Qual é a verba disponível?
Antes de começar a definir qualquer estratégia que será adotada no planejamento e organização do seu evento, você precisa saber exatamente qual é a verba disponível. Lembre-se que um evento de sucesso jamais pode trazer prejuízos para quem organiza.
Aqui é preciso levar em consideração quais são os resultados desejados e as possibilidades financeiras da empresa. É isso que irá definir quais atrações fazem sentido para aquele evento, quais fornecedores serão contratados e todos os outros aspectos dessa produção.
Lembre-se de voltar sempre ao seu custo ideal, levantar diferentes estimativas de gastos e acompanhar o processo de produção, garantindo que os valores estão dentro do orçamento estabelecido.
- Busque negociar melhores condições com os fornecedores
- Peça descontos para pagamentos à vista ou em menores parcelas
- Tente estabelecer parcerias
- Manter o orçamento original é um dos melhores indicadores de performance
Cuidado com a escolha dos fornecedores
O sucesso de um evento depende diretamente da seleção dos fornecedores. Afinal, tudo só sairá dentro do planejado se cada uma das equipes contratadas entregar o que foi combinado com a qualidade desejada e dentro do prazo.
Portanto, um produtor de eventos deve sempre buscar os melhores fornecedores do mercado e procurar estabelecer uma relação de parceria. É imprescindível manter uma lista com fornecedores de confiança e não arriscar contratando empresas desconhecidas.
- Os fornecedores devem conhecer os objetivos e necessidades do evento
- Os prazos e condições devem estar sempre bem definidos
- A relação entre produtor e empresa contratada deve ser totalmente transparente
As equipes de fornecedores devem ser supervisionadas de perto e ter todas as dúvidas respondidas. Pense que o sucesso do evento depende dessas pessoas e você precisa manter sempre o controle da situação.
A logística do evento deve ser eficiente
Conhecer bem o processo de entregas, montagem e desmontagem é uma das maiores ferramentas de um produtor. Isso evita problemas, atrasos e garante uma gestão mais segura e eficiente.
Nesse contexto também é importante destacar a logística das pessoas, que envolve o translado, horários de saída e chegada, acomodação e escolha das equipes de transporte.
Muitas vezes, as estrelas do evento exigem um tratamento especial que deve ser sempre atendido. Os responsáveis pela logística devem ser pessoas sérias, comprometidas e capazes de resolver contratempos com excelência.
Data e local estratégicos
Imagem: sergign via Envato
O dia do evento não está relacionado apenas à participação das pessoas convidadas, mas também aos patrocinadores, promotores e fornecedores. Então, o desafio aqui é atender a todas as necessidades buscando a melhor combinação de fatores possível.
Por isso, é preciso evitar algumas datas comemorativas tradicionais como o Carnaval, Natal ou Ano Novo, e o choque com outros grandes eventos. Também é preciso levar em consideração fatores como o clima, por exemplo.
O agendamento de um evento também não deve ser muito próximo a outro evento semelhante, já que a tendência do público é escolher apenas um deles.
Para selecionar o local ideal, você precisa levar em conta alguns fatores:
- Facilidade de acesso
- Disponibilidade de estacionamento ou transporte coletivo
- Segurança
- Adequação às necessidades do evento
- Capacidade de público
- Regularização, permissões e alvarás
- Acessibilidade
O local não deve ser muito afastado e precisa fazer com que o público se sinta totalmente à vontade. A escolha de um bom local pode inclusive ser utilizada como um importante argumento de venda na durante a divulgação.
Um evento de sucesso depende da divulgação
Imagem: Yonghyun via Unsplash
Pode parecer óbvio, mas muitas empresas acabam pecando na divulgação e pagando (literalmente) por isso. O público só será levado ao seu evento se souber, com antecedência, que ele irá acontecer, quando e onde.
Sendo assim, a divulgação deve ser um dos principais focos para garantir o sucesso do evento. É fundamental trabalhar com profissionais de comunicação e marketing especializados, que conheçam as ferramentas ideais para fazer uma divulgação eficiente.
O público precisa conhecer as suas vantagens e diferenciais, através de uma comunicação personalizada. Não se esqueça de estar sempre atento aos prazos, utilizando estratégias específicas em cada fase de divulgação.
Precisamos destacar a importância de abrir as vendas com no mínimo 2 meses de antecedência. Já a divulgação do evento em si, precisa começar a ser trabalhada 6 meses, ou até 12 meses antes da data (dependendo do porte do evento e do público).
Durante a fase de lançamento, procure utilizar termos que estimulem a urgência no público como “Save the date”, por exemplo. Com a adesão inicial do público é possível começar a programar os lotes, as outras etapas de divulgação, estruturar ações de marketing e de tráfego pago.
Uma divulgação eficiente e poderosa pode fazer com que um evento tenha os ingressos esgotados em pouquíssimo tempo. Nesse contexto, as viradas de lotes também podem ser muito mais aceleradas por ações de marketing e divulgação bem planejadas.
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