É bastante comum que a maior preocupação dos produtores de evento esteja relacionada ao dia da execução. No entanto, uma etapa tão importante quanto essa é a realização de uma estratégia de pós-evento. Essa fase é essencial para identificar os acertos e pontos de melhoria.
Por isso, os organizadores precisam sempre planejar formas para recolher feedbacks depois do encerramento da produção. Levantando o nível de eficiência e eficácia dos serviços, a satisfação do público e determinando os principais problemas do evento, você será capaz de elevar muito as suas entregas.
A produção de um evento costuma ser dividida em três etapas principais. O pré-evento é a etapa do planejamento de tudo o que antecede o evento em si: definição dos objetivos, formação das equipes, montagem de cronograma, datas, locais, atrações, canais de venda, divulgação, etc.
O evento é a segunda etapa. Este é o grande dia, o momento de receber o público e fazer com que tudo aconteça da melhor forma para garantir uma experiência incrível aos participantes. Aqui todas as equipes trabalham juntas para garantir que tudo ocorra conforme o planejado.
Finalmente, o pós-evento é o momento de distribuir pesquisas de satisfação e investir em ações para compreender os reais impactos da sua produção e qual a percepção do público sobre ela. Essa mesma análise pode ser feita internamente, com objetivo de resolver questões internas de trabalho.
O pós-evento é o momento de coletar feedbacks dos participantes, das equipes envolvidas no trabalho e dos investidores, avaliar as métricas de desempenho da produção, os lucros obtidos e identificar pontos de acertos e melhorias para as próximas edições.
Como produtor de eventos, você deve ter sempre em mente que não existe opinião melhor que a dos convidados. O público é o melhor termômetro porque é composto pelos seus clientes, as pessoas que de fato irão desfrutar da experiência que você está se propondo a oferecer.
Ao mesmo tempo, se você deseja entender e aprimorar os processos internos de trabalho, é interessante coletar as opiniões das pessoas que trabalham junto com você. Essas conversas podem render excelentes ideias e insights para você elevar o nível de cada uma das suas produções.
Uma boa forma de coletar todos esses dados é preparar uma ou mais pesquisas de pós-evento. Através de um questionário específico você pode colher informações sobre os seus principais pontos de interesse, como:
Nesta fase é necessário levantar dados, avaliar e analisar os resultados da produção de forma geral, marcando o encerramento das atividades. Planejar e desenvolver esse tipo de checklist de produção é crucial para avaliar efetivamente os resultados.
Mais do que isso, esse momento ainda pode ser utilizado para manter o público em conexão com a marca mesmo após o evento. Dessa forma, você pode utilizar diversos canais para cumprir com essa tarefa como redes sociais, e-mail marketing ou WhatsApp, por exemplo.
Um bom encerramento do evento pode ser feito através do uso de formulários, relatórios, banco de dados e distribuição de questionários para os participantes e equipes envolvidas no processo.
É possível afirmar ainda que a importância de fazer um pós-evento bem feito se resume inclusive em ganhos financeiros no futuro. Ao identificar determinados problemas e soluções, você pode usar essas informações para cortar custos e trabalhar de forma mais eficiente.
Antigamente, essas pesquisas podiam ser impressas em papel e distribuídas fisicamente. Porém, isso gera altos custos e leva muito tempo para entregar os resultados esperados. Então, recomendamos que você monte sua pesquisa de pós-evento utilizando plataformas online.
Além de mais barata e prática, usar o meio digital permite que você alcance um número muito maior de pessoas. Você pode encontrar diversas ferramentas gratuitas na internet, mas algumas das mais utilizadas são:
Lembre-se de construir uma pesquisa clara e objetiva, que não demore muito tempo para ser respondida e que seja capaz de revelar todos os principais questionamentos que você tem.
Depois de definir qual plataforma irá utilizar, você pode realizar ações promocionais oferecendo brindes ou descontos para estimular o engajamento e elevar o número de pessoas respondendo à pesquisa.
Nesse sentido, conte o máximo que puder com a força da internet. Divulgue em seu site, redes sociais e utilize estratégias de e-mail marketing para alcançar o máximo de pessoas possível.
Outra forma de incentivo é oferecer materiais complementares durante a realização do próprio evento. Essas pesquisas servem ainda como um importante canal para a geração de leads e construção do seu mailing.
A fase de pós-evento está diretamente ligada à gestão dos resultados e atualmente pode ser utilizada como uma estratégia para se manter ativo e conectado com o público mesmo após a realização do evento em si.
Nesse contexto, é fundamental destacar a importância de todas as pessoas envolvidas na sua produção: time da organização, fornecedores, patrocinadores, atrações e participantes. Por isso, manter um contato mais próximo e forte faz parte da atividade de um bom produtor.
Geralmente os eventos costumam ser cíclicos. Ou seja, o término está ligado ao recomeço de uma nova edição. Então, valorizar os relacionamentos e buscar sempre pontos de melhoria é crucial para quem deseja crescer no setor e se tornar competitivo na área.
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