Saber definir cotas de patrocínio em eventos é uma habilidade essencial para todos os produtores. Descubra como fazer isso na prática!
Principalmente na primeira edição de um evento, é relativamente difícil definir cotas de patrocínio. Assim como muitas outras coisas no mundo da produção de eventos, não existem regras exatas de como fazer isso. Porém, você pode seguir algumas dicas para ter sucesso.
Antes de começar a estabelecer as suas cotas, é necessário avaliar basicamente três fatores: um levantamento prévio dos custos, uma análise sobre o valor que você pode oferecer a cada tipo de patrocinador e qual é o seu conhecimento no setor.
Neste artigo, vamos utilizar como exemplo um custo de 250 mil reais para conseguir ilustrar alguns cálculos que você deve ter em mente. Então, se você quiser saber o básico sobre esse assunto, vem com a Evans!
Levantamento prévio de custos
Para definir as suas cotas de patrocínio é preciso começar por um levantamento dos custos do seu evento. Essa etapa é fundamental porque muitos patrocinadores podem analisar a sua proposta de acordo com o custo total esperado.
Por isso, ter um planejamento assertivo das despesas é um ótimo começo para começar a traçar a sua estratégia de captação de recursos. Considerando uma projeção de custos de 250 mil reais, faz sentido usar como exemplo cotas com os valores a seguir:
- Cotas mínimas de 50 mil a 75 mil reais: você vai precisar de 4 a 5 cotas para alcançar o custo do evento (de 20% a 25% do custo em cada cota).
- Cotas intermediárias de 100 mil a 125 mil reais: você vai precisar de 2 a 3 cotas para alcançar o custo do evento (de 40% a 50% do custo em cada cota).
- Cotas máximas de 175 mil a 250 mil reais: você vai precisar de 1 ou 2 cotas para alcançar o custo do evento (de 70% a 100% do custo em cada cota).
É importante destacar que se o seu evento estiver aprovado através das leis de incentivo, você precisa utilizar a mesma lógica, considerando o valor aprovado como custo. Lembre-se também que, nessa situação, você terá um limite máximo para captar recursos.
Se você não tiver nenhum limite em relação a leis de incentivo, fique à vontade para buscar o máximo de patrocinadores possível, buscando aumentar sua lucratividade. Em um cenário ideal, captando recursos com sucesso, você teria:
- 1 cota máxima
- 2 cotas médias
- 3 cotas mínimas
Desse modo, você terá conquistado um valor suficiente para arcar com todas as despesas do evento e ainda obter uma margem de lucro muito interessante.
Valores de acordo com cada tipo de patrocinador
A estratégia anterior pode ajudar você a definir suas cotas de patrocínio com base em um levantamento de custo. Mas você pode fazer um caminho inverso, partindo da perspectiva do patrocinador. Nesse cenário, leve em consideração a sua rede de contatos ou a capacidade de buscar novos negócios ou parcerias.
Se você tiver contato com grandes empresas como o Grupo Boticário, ou a Petrobrás, por exemplo, faz mais sentido investir na venda de cotas individuais. Isso porque esse tipo de companhia geralmente possui muitos recursos para investir em patrocínio.
Então, aqui é preciso analisar o cenário real da sua empresa. Você tem contatos diretos com grandes empresas? Se não, conta com o apoio de uma equipe comercial capaz de prospectar novas oportunidades?
Considerando essa possibilidade, você poderia distribuir as suas cotas da seguinte forma:
- Cotas mínimas de 200 mil reais (80% do custo).
- Cotas médias de 300 mil reais (150% do custo).
- Uma cota máxima de 600 mil reais (300% do custo).
Quando falamos em grandes patrocinadores, é bastante comum que alguns exijam incluir o nome da marca no evento, ou então buscam a exclusividade. Por isso, é preciso estabelecer uma grande diferença entre a cota média e a máxima.
Inclusive, nessas empresas gigantes é mais comum conquistar cotas acima dos 250 mil reais do que cotas mais baixas de 20 mil ou 50 mil, por exemplo. Agora, se você tiver contatos diretos apenas com pequenas empresas, é fundamental estabelecer valores muito mais reduzidos.
Seguindo com o mesmo exemplo de custo prévio levantado (250 mil reais), você poderia distribuir cotas dessa forma:
- Cotas mínimas de 12 mil reais (5% do custo).
- Cotas médias de 20 mil reais (8% do custo).
- Cotas máximas de 38 mil reais (pouco mais de 15% do custo)
É assim que alguns eventos chegam a ter dezenas de patrocinadores e parceiros ao mesmo tempo. Isso é bem comum em cidades do interior e em produções de pequeno porte. Lembre-se que cada cota deve entregar benefícios proporcionalmente a cada investidor.
Sua experiência no setor de eventos
Imagem: Hanny Naibaho via Unsplash
Quanto mais experiência o produtor tiver com eventos, mais fácil fica acertar na definição das cotas de patrocínio. Ainda assim, existem chances de você acabar errando nesse valor. Seja por inexperiência em negociação ou por projeções imprecisas, às vezes é difícil determinar qual foi o real motivo do erro.
Dessa forma, recomendamos que você ajuste suas cotas conforme for ganhando mais e mais experiência no setor. Vamos supor que a sua estratégia de captação está funcionando muito mais além do que o esperado.
Isso pode ser interpretado com um sinal de alerta, indicando que o valor das cotas estão baixos e seus investidores poderiam pagar mais do que você cobrou. Nesse caso, pense em subir um pouco o valor das cotas em uma próxima edição.
Ao mesmo tempo, se as duas vendas de cotas estiver muito difícil, pode ser que os valores das cotas estejam um tanto quanto altos. Se isso acontecer, talvez seja uma boa ideia reduzir um pouco o preço e oferecer mais vantagens.
Tenha em mente que esse tipo de ajuste é comum e, geralmente, acontece ao longo do processo de captação do evento mesmo. Conquistar patrocínios não é uma tarefa fácil, então não é qualquer feedback negativo que indica um valor de cota muito alta.
Estabeleça uma nomenclatura para cada cota
Um ponto fundamental para diferenciar cada cota é criar um nome para cada uma. Para facilitar a compreensão dos patrocinadores, oferecer diferentes classificações pode ajudar muito.
É possível escolher uma linha mais tradicional apostando em divisões do tipo “Bronze”, “Prata”, “Ouro”, “Platina” e assim por diante. Conforme aumenta o valor da cota, há também um ganho na “importância” do título.
Você também pode adotar termos como “Plus”, “Premium” e “Master”. Ou então, que tal algo do tipo “Apresenta”, “Patrocínio”, “Parceiro e “Apoio”?
Não esqueça que as contrapartidas devem ser condizentes com cada nome e o valor mais alto de cada cota precisa obrigatoriamente fazer valer a diferença.
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