Descubra o que é e qual a importância do benchmarking no mundo dos eventos
Você provavelmente já ouviu essa palavra em algum lugar, mas talvez não saiba exatamente o que significa. Estamos nos referindo ao termo “benchmarking”.
Em uma tradução livre, benchmarking significa “ponto de referência”. Agora, quando consideramos um contexto empresarial, essa atividade se refere ao processo em que uma empresa avalia e pesquisa práticas estratégicas adotadas pelos concorrentes.
No mundo dos eventos, é essencial analisar o que está sendo feito por outras empresas do mercado com objetivo de encantar o público e conquistar resultados melhores. Isso significa que um bom produtor de eventos precisa sempre buscar inspiração no trabalho de outros colegas.
Claro que aqui não estamos falando de plágio. Mas estudar as escolhas criativas, a construção visual e identificar, inclusive, aspectos das questões operacionais, certamente será muito útil para transformar você em um profissional mais completo.
Para saber mais sobre o assunto, vem com a Evans!
O que é benchmarking?
Vamos utilizar um exemplo prático para facilitar o entendimento. Pense que o dono de uma padaria está sofrendo há muito tempo com prejuízos e poucas vendas. Finalmente, ele decide ir até a padaria mais famosa do bairro vizinho para descobrir o motivo de tanto sucesso.
Nesse contexto, o proprietário irá tentar entender os principais motivos que trazem resultados tão positivos para o concorrente. Ou seja, irá identificar quais técnicas e estratégias podem ser implementadas para melhorar o próprio negócio.
Benchmarking é exatamente isso: o processo de pesquisar, estudar e analisar a concorrência para identificar práticas que podem ser aplicadas na sua própria empresa. Assim, pode ser uma análise mais superficial ou mais profunda, dependendo dos seus objetivos.
Nesse processo, existem algumas perguntas fundamentais que podem guiar a sua análise:
- Como minha empresa está em comparação à concorrência?
- As metas e objetivos estão sendo atingidos?
- Como é possível melhorar os processos internos?
- Qual é o meu principal concorrente e qual o seu diferencial?
- Quais são as empresas do setor que mais apresentam ideias inovadoras?
- O que faz com que os eventos que me inspiram sejam reconhecidos?
Por que um produtor de eventos precisa fazer benchmarking?
Fazer um benchmarking pode trazer inúmeras vantagens, não só em relação às etapas de organização do evento, mas também no que diz respeito aos seus resultados finais. Através dessa análise criteriosa dos concorrentes é possível identificar os gargalos de outras produções.
Dessa forma, você pode trabalhar antecipadamente para que os mesmos erros não apareçam em seus próprios projetos. É essencial observar com cautela aspectos como a recepção, segurança, gestão de riscos, adaptação às novas tecnologias, agilidade, etc.
Além disso, promover esse tipo de estudo é um excelente jeito de entender melhor quais são as principais tendências do momento e quais as novas exigências do público. Isso permite que você incorpore novas estratégias no seu processo de produção.
Aproveite também para identificar oportunidades de melhorar os processos internos e descobrir ferramentas capazes de reduzir custos, otimizar o tempo e melhorar a gestão das equipes. Basicamente, estratégias que tornem todo o seu trabalho mais eficiente.
Para resumir, as principais vantagens do benchmarking para produtores de eventos são:
- Antecipação de pontos de melhoria nas próprias produções;
- Acompanhamento das tendências e novidades do mercado;
- Geração de novos insights;
- Otimização de processos;
- Redução de custos;
Passo a passo do benchmarking para produtores de eventos
Agora você vai conferir na prática os principais passos que devem ser seguidos para realizar um benchmarking efetivo, capaz de contribuir para as suas produções. Acompanhe!
1. Escolha e analise os principais concorrentes
Para conseguir fazer uma análise mais profunda você precisa definir um foco. Selecione os três principais concorrentes de sucesso e monitore suas ações constantemente.
2. Defina seus indicadores
Depois que escolher quais empresas serão analisadas, é fundamental definir quais são os seus indicadores. Ou seja, quais aspectos serão observados e quais respostas você pretende obter através deles.
Aqui vão algumas ideias de indicadores possíveis:
- Apoiadores e patrocinadores envolvidos
- Ativações de marca
- Atrações apresentadas no evento
- Conceito e construção visual
- Canais de divulgação utilizados
- Volume absoluto de venda de ingressos
3. Trabalhe com base em dados
É fundamental, sempre que possível, trabalhar com informações e dados concretos. Através da internet é possível utilizar redes sociais, sites, blogs, aplicativos e outras ferramentas para fazer levantamentos mais precisos no seu benchmarking.
Uma ideia bem interessante é você comparecer ao evento dos concorrentes e analisar com seus próprios olhos como tudo está acontecendo. Ao se colocar no lugar do participante você consegue ter a real experiência do público.
4. Organize bem todas as informações
Depois de fazer o seu levantamento chega a hora de organizar tudo o que foi analisado, comparando com os seus próprios números e processos internos. Assim, você pode entender melhor quais aspectos ainda precisam ser melhorados para conquistar resultados semelhantes.
Lembre-se de anotar sempre os pontos positivos e negativos, as vantagens e desvantagens de cada evento em relação aos seus projetos. Não adianta apenas incorporar o que é bom, mas também é essencial não repetir as falhas da concorrência.
5. Repasse os aprendizados com as suas equipes
Pronto, agora você só precisa colocar em prática tudo o que foi descoberto passando para as suas equipes. Seja sempre claro, objetivo e direto nas suas explicações. Essa é a forma que você tem de fazer com que todas as ideias saiam do papel e virem realidade!
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