Como fazer uma checklist para o seu evento

Descubra para que serve e como fazer uma checklist para os seus eventos

A gestão de eventos, quando bem realizada, pode garantir retornos extremamente satisfatórios. Porém, quando a falta de planejamento leva a problemas graves, o evento pode acabar fracassando e trazendo inúmeros prejuízos: não apenas financeiros, mas também para a imagem de todos os envolvidos.

E isso é o que nenhum produtor quer que aconteça. Para conseguir organizar eventos de sucesso, sem complicações, você precisa ter tudo pronto com a devida antecedência. Por isso, é essencial aprender a fazer uma checklist completa.

Pronto para descobrir o que deve conter uma checklist de produção de eventos? Vem com a Evans!

Checklist: todo produtor de eventos precisa ter

Independente do porte ou tipo de evento, fazer uma checklist completa é fundamental para ter total controle sobre a organização. Essa lista de verificação deve apresentar todos os itens necessários para a realização de um evento, desde o planejamento até a execução final. Para garantir que todo o projeto alcance seus objetivos é essencial dominar essa ferramenta.

Por mais que a produção de eventos seja sempre um desafio, esse processo pode ser muito melhor controlado e com menos riscos se você tiver uma boa checklist em mãos. Ela é fundamental para ajudar você a lidar com qualquer contratmepo que possa acontecer.

Se você ainda não sabe como fazer a sua checklist, acompanhe a seguir.

Nome do Evento

O primeiro passo é definir um nome para o seu evento. O nome representa o primeiro contato do público com o seu produto e por isso deve ser muito bem pensado. Muitas vezes, um bom nome é capaz de aumentar muito o interesse das pessoas por um evento. Confira algumas dicas para definir um bom nome:

• Deve ser de simples compreensão e memorização.
• Escolha um nome foneticamente simples e agradável.
• Deve ser convidativo e interessante.
• Deve estar adequado às tendências do mercado.

Após definir o nome, você já pode riscar o primeiro item da sua checklist. Apesar disso, o nome deve estar presente em todos os seus documentos oficiais, planilhas, etc.

Data e local

Em seguida, os próximos dois itens que devem aparecer na sua checklist são a data e o local. Essas também são informações essenciais e que devem constar na maioria dos materiais da sua produção (sempre que forem pertinentes).

A data deve ser definida com a antecedência ideal para que o planejamento, divulgação e venda de ingressos ocorram sem problemas. Aqui é imprescindível verificar a existência de outros eventos na mesma data ou em dias próximos, para que eles não afetem as suas vendas.

Já o local deve ser sempre de fácil acesso, oferecendo toda a estrutura necessária para que o público possa desfrutar do evento confortavelmente. Além disso, é importante analisar a segurança do local, estrutura para montagem de iluminação, acústica, decoração e acessibilidade.

Público estimado

Após definir o local e a data, o próximo item da sua checklist de produção deve ser o público estimado. A partir da capacidade do local escolhido, você precisa definir um número capaz de evitar problemas como superlotação ou a insatisfação do público presente.

Mesmo em lugares sem lugar marcado, você precisa pensar na mobilidade dos participantes e na capacidade de atender a todos com eficiência e qualidade. De nada adianta ter um evento lotado com um público totalmente insatisfeito.

Objetivos e metas

Agora chegou a hora de estabelecer as metas e objetivos do evento, já que tudo é desenvolvido com foco nos resultados. Portanto, você precisa pontuar os objetivos e as métricas que serão utilizadas para medir o seu sucesso.

Descrição das atividades

Chegou a hora de adicionar à sua checklists a descrição das principais atividades relacionadas à organização do seu evento. Nesses campos você precisa listar atividades como:

• Contratação de serviços
• Pagamentos
• Ingressos
• Divulgação
• Licenças
• Alvarás
• Todas as atividades que exijam algum tipo de controle.

No campo de descrição, insira o que deve ser feito, por exemplo:

• Atividade: Contratação das equipes de bar
• Descrição: Entrar em contato com fornecedores, solicitar orçamentos, definir contrato

Responsável

Agora é essencial você atribuir pelo menos um responsável para cada uma das atividades estabelecidas. Isso é fundamental para que nenhuma atividade acabe sendo esquecida.

Fornecedores

Tão importante quanto determinar um responsável da sua equipe, é escolher e atribuir um fornecedor para cada uma das atividades. Lembre-se de selecionar sempre empresas e pessoas em que você pode confiar.

Contatos

Pode parecer óbvio, mas muitos produtores podem acabar esquecendo de atribuir um contato a cada uma das pessoas presentes na checklist. Para evitar transtornos é preciso relacionar telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores, separados por atividades.

Prazo

Todas as atividades precisam ter um prazo de conclusão definido. Essa informação é essencial para evitar atrasos e imprevistos que atrapalhem o seu cronograma.

Status

Vá atualizando a sua checklist na medida em que as atividades são realizadas. Com status sempre atualizados fica mais fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se existe a possibilidade de algum atraso. Utilize palavras como:

• Pendente
• Em andamento
• Concluído
• Atrasado

Pagamentos

Aqui você precisa listar todos os serviços contratados e as informações de valores e prazos de pagamento. Lembre-se que como produtor é essencial manter uma boa credibilidade no mercado junto aos fornecedores e equipes.

Nunca atrase ou deixe de efetuar os pagamentos do seu evento. Então, para facilitar esse controle, anote tudo com detalhes na sua planilha de checklist.

Observações

Esse campo pode ser utilizado para inserir qualquer informação extra que você deseje incluir na checklist.

Como deve ser a checklist?

Se você chegou até aqui, você já deve ter compreendido quais os principais itens que devem constar na checklist do seu evento. Porém, talvez você ainda não esteja conseguindo visualizar como essas informações devem ser organizadas em uma planilha, certo?

Imagem: Evans App

Basicamente, essa deve ser a aparência final da sua checklist. Mas pode ficar tranquilo! Para facilitar ainda mais a sua rotina, nós preparamos uma planilha base que você pode personalizar e utilizar como quiser em todos os seus eventos!

Para fazer o download basta clicar aqui. Aproveite ;)

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